【楽々Workflowとは】
楽々Workflowは、住友電工が提供する純国産のワークフローシステムで本格的なワークフローも簡単・スピーディーに実現し、グローバルにも対応した「電子承認・電子決裁システム」です。
紙媒体で行っていた稟議書等の回付を電子化することによってハンコ押印の手間や文書保管の業務を削減、効率化できます。
導入企業には国内の某大手飲料メーカーや電機メーカー等、海外の企業も含め約750社を超える企業に導入され、業務の効率化、ペーパーレス化を推進している実績があります。
紙媒体で起案文書・申請書を回付する場合
電子文書で起案文書・申請書を回付する場合
【電子化のメリット】
①承認までにかかる時間
紙の場合では文書の作成後や承認後は次の担当者へ文書を届ける必要があり距離が遠いと郵送することになるため、文書の移動で時間が掛かる。
電子化することで、文書の作成後や承認後はメールで通知されるので次の担当者へ瞬時に到達。
②進捗確認
紙の場合ではどこまで文書が回覧されているか担当者一人ひとりに確認する手間が発生するが、電子化するとシステムで目的の文書を確認すれば、一目で進捗状況が把握できる。
③文書の保管
紙の場合では手渡しや郵送で文書を移動させるので紛失の可能性があるが電子化すると文書はシステム内に保管されるため紛失の心配がなく、いつでも確認が可能。
④過去文書の検索と活用
紙の場合では過去に作成した文書を確認する場合は、書類の中から探さなければならない。また、類似した内容の文書を作成する際にはコピペができず一から作成する必要がある。電子化することで過去に作成した文書はすぐに検索可能で
過去の文書内容を利用し、新たな文書の作成もできるので効率的に作業を進めることも可能。
【パラミックス琉球での主な作業内容】
・開発
『楽々Workflow』を用いて紙媒体の起案文書・申請書の電子化。
・運用、保守
既存の起案文書・申請書の修正
問合せ対応、不具合調査
【作業の流れ】
【導入事例】
１.私有車使用許可申請書
私有車を仕事で使用する際に申請する申請書
２.海外駐在内示完了連絡
海外に赴任する人への内示連絡から着任までに必要な作業を電子化
3.外注異常連絡票
外注した製品に異常があったときの作成する申請書
【業務を通じての感想】
2022年度入社 N.Kさん
最初は想像以上にユーザー（顧客）とのメールのやり取りがあり、驚きました。私は元々文面上でのコミュニケーションが苦手 でしたが、ユーザーとのメールでのやり取りを通し、文面上でのコミュニケーション能力がついてきたと感じます。
ユーザーから直接感謝の言葉を頂く事が嬉しく、今では文面上での コミュニケーションが楽しく感じます。
2022年度入社 O.Mさん
未経験ということもあり、最初は楽々Workflowの機能や使用するプログラミング言語（HTML、javaScript）が扱えるか不安でした。配属後3か月間のOJT研修と先輩方の手厚いサポートのおかげで不安は解消しました。
最近では文書の修正だけでなく新規の案件も任せてもらえることが増え、自分自身の成長を感じ、やりがいを感じています。